Política de privacidade
Como são tratados os dados pessoais associados a pedidos de orçamento, serviços de tradução e comunicação profissional.
1. Responsável pelo tratamento
Para os tratamentos realizados para finalidades próprias de gestão de pedidos, relação contratual, faturação, segurança e cumprimento de obrigações legais, o responsável pelo tratamento é Luís Valente.
Contacto para questões de privacidade e exercício de direitos: luis@luisvalente-tradutor.com.
2. Dados que podem ser tratados
Consoante o pedido ou serviço, podem ser tratados:
- nome, email, telefone e outros dados de contacto;
- dados necessários à elaboração de orçamento e gestão do projeto;
- dados de faturação, pagamento e informação fiscal legalmente exigida;
- correspondência e instruções do cliente;
- conteúdo de documentos, ficheiros áudio ou vídeo enviados para tradução, revisão ou transcrição;
- dados necessários a certificação, apostilha, expedição ou outras diligências pedidas pelo cliente;
- dados técnicos mínimos associados à segurança e disponibilização do site e dos serviços de comunicação.
3. Documentos que contêm dados de terceiros
Documentos jurídicos, académicos, profissionais e de imigração podem conter dados pessoais de pessoas diferentes do cliente. Podem também incluir, consoante o documento, categorias especiais de dados ou informação relacionada com condenações penais e infrações.
Esses dados são tratados apenas na medida necessária ao serviço e quando exista fundamento jurídico adequado. Quando o cliente é uma empresa, advogado, entidade pública ou outro responsável pelo tratamento e determina a finalidade do processamento dos documentos, posso atuar como subcontratante, tratando os dados segundo as instruções documentadas do cliente e nos termos do artigo 28.º do RGPD.
4. Finalidades e fundamentos jurídicos
Pedidos e orçamentos
Resposta a pedidos, análise de documentos e diligências pré-contratuais solicitadas pelo potencial cliente — artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD quando o titular é parte potencial no contrato, ou outro fundamento adequado consoante o contexto.
Execução do serviço
Tradução, revisão, transcrição, comunicação, entrega e gestão contratual — execução de contrato e, quando aplicável, tratamento por conta do cliente enquanto responsável pelo tratamento.
Faturação e obrigações legais
Emissão e conservação de documentos fiscalmente relevantes e cumprimento de obrigações legais — artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD.
Segurança e defesa de direitos
Prevenção de abuso, segurança dos sistemas, demonstração do cumprimento de obrigações e exercício ou defesa de direitos — interesse legítimo e/ou fundamento legal aplicável, com ponderação dos direitos dos titulares.
5. Conservação dos dados
Os dados não são conservados indefinidamente. Nesta atividade são aplicados, por defeito, os seguintes critérios:
| Categoria | Prazo ou critério |
|---|---|
| Pedidos de orçamento que não originem serviço | Até 12 meses após o último contacto, salvo necessidade de conservação mais curta ou pedido de apagamento aplicável. |
| Ficheiros de projeto, originais e cópias de trabalho | Eliminação da área de trabalho ativa, em regra, até 90 dias após a entrega final, salvo prazo diferente acordado, pedido de eliminação anterior que possa ser satisfeito, reclamação pendente ou necessidade jurídica fundamentada. |
| Correspondência e prova contratual de projetos concluídos | Em regra, até 2 anos após a conclusão do serviço, podendo ser conservada por período superior quando necessário para cumprimento de obrigação legal ou exercício/defesa de direitos. |
| Faturas, registos e documentação fiscalmente relevante | 10 anos, nos termos da legislação fiscal aplicável, designadamente o artigo 52.º do Código do IVA e o Decreto-Lei n.º 28/2019. |
Quando existam cópias de segurança técnicas, os dados eliminados dos sistemas ativos podem permanecer temporariamente em backups até ao respetivo ciclo de substituição. Essas cópias não são utilizadas para outras finalidades e destinam-se exclusivamente a continuidade e recuperação técnica.
6. Destinatários e prestadores necessários
Os dados podem ser comunicados apenas na medida necessária a:
- prestadores de correio eletrónico, alojamento, segurança e infraestrutura técnica;
- contabilista ou prestadores de faturação, quando aplicável;
- advogados, solicitadores, notários, conservatórias, câmaras de comércio ou outras entidades que pratiquem certificações solicitadas;
- autoridades competentes para apostilha ou outras formalidades requeridas pelo cliente;
- transportadores ou serviços postais, quando exista entrega física;
- autoridades públicas quando exista obrigação legal.
Na infraestrutura prevista para o site, o alojamento/CDN é efetuado através da Cloudflare Pages e o correio eletrónico profissional através do serviço Business Mail contratado à PTisp. Estes prestadores podem tratar dados técnicos ou de comunicação necessários à prestação dos respetivos serviços.
7. Transferências internacionais
Alguns prestadores tecnológicos podem envolver tratamento ou acesso a dados fora do Espaço Económico Europeu. Quando tal ocorra, o tratamento deve assentar num mecanismo válido previsto no capítulo V do RGPD, como decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo, conforme aplicável.
8. Segurança
São adotadas medidas técnicas e organizativas proporcionais ao risco, incluindo controlo de acesso aos ficheiros, utilização de ligações seguras, atualização de software e limitação do acesso a quem necessita dos dados para executar a respetiva função.
O site atual não disponibiliza upload direto de documentos. O formulário de contacto prepara uma mensagem no programa de correio eletrónico do utilizador; os ficheiros devem ser anexados ao email antes do envio. Se futuramente for introduzido upload direto, a política e as medidas de segurança serão revistas antes da ativação dessa funcionalidade.
9. Confidencialidade
Nos termos da Lei n.º 58/2019, as pessoas que intervenham em operações de tratamento de dados estão sujeitas a dever de confidencialidade. Para além dessa obrigação, os documentos recebidos no âmbito do serviço são tratados como informação confidencial.
10. Marketing
Os dados fornecidos para pedir orçamento ou contratar um serviço não são, por esse facto, utilizados para envio de newsletters ou publicidade eletrónica. Se futuramente existir comunicação comercial baseada em consentimento, será solicitado um consentimento separado e livremente revogável.
11. Direitos dos titulares
Nos termos do RGPD e consoante o fundamento e contexto do tratamento, o titular pode exercer direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade. Quando o tratamento se baseie no consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento sem afetar a licitude do tratamento anterior.
Os pedidos podem ser enviados para luis@luisvalente-tradutor.com. Pode ainda ser apresentada reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).
O direito ao apagamento não se sobrepõe a obrigações legais de conservação nem à conservação que seja necessária, nos termos legais, para estabelecimento, exercício ou defesa de direitos.
12. Relação responsável pelo tratamento / subcontratante
Em projetos de empresas, escritórios de advogados, organismos públicos ou outros clientes institucionais, o tratamento do conteúdo documental pode configurar uma relação de subcontratação. Quando necessário, pode ser celebrado um acordo de tratamento de dados nos termos do artigo 28.º do RGPD, incluindo instruções, medidas de segurança, confidencialidade, assistência ao responsável, subcontratantes e eliminação ou devolução no final do serviço.
13. Alterações
Esta política será atualizada sempre que sejam introduzidas funcionalidades ou prestadores que alterem materialmente o tratamento — designadamente upload direto, pagamentos online, área de cliente, analytics, newsletter ou novas integrações externas.
